Die Vermietungsbranche boomt auf der ganzen Welt. Junge Leute kaufen keine Häuser mehr, wie es ihre Eltern und Großeltern einst taten.
Stattdessen führen sie einen nomadischen Lebensstil und mieten Apartments, Eigentumswohnungen und sogar Häuser. Und dies ist kein ortsabhängiger Trend. Wir können dies überall beobachten.
In Amerika mieteten 27% der Bürger ein Haus (Stand 2016). In Deutschland und der Schweiz entscheiden sich dagegen etwa 40% für die Miete.
Während dies eine schlechte Nachricht für Hausverkäufer ist, ist es eine hervorragende Nachricht für diejenigen, die ihre Immobilien vermieten.
Wenn Sie also in diesem Markt tätig sind und nach Möglichkeiten suchen, das Kundenerlebnis zu verbessern und Ihre Prozesse zu rationalisieren, dann sollten Sie sich mit Online-Mietverträgen befassen.
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile, die mit Online-Mietverträgen verbunden sind.
1 – Schnellere Vermietung von Immobilien
Wenn Sie ein erfahrener Immobilienmakler sind, dann wissen Sie, dass der Prozess der Vermietung von Immobilien mühsam und langwierig sein kann.
Sie müssen Dokumente per E-Mail versenden und ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurückschicken. Wenn Sie dann noch Schneckenpost an einen Interessenten schicken, der weder einen Computer noch einen Internetzugang hat, müssen Sie noch länger warten.
Mit Online-Mietverträgen können Sie den Interessenten schnell auf Ihre Plattform oder Website bringen, wo er sich anmelden kann. Mit eversign können Sie beispielsweise Dokumente per E-Mail verschicken, die der Interessent prüfen und digital unterschreiben kann.
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
2 – Behalten Sie die maximale Auslastung bei
Eine hohe Leerstandsquote ist der schlimmste Feind eines Immobilienunternehmens. Das ist so, als hätte man einen Laden mit leeren Regalen.
Sie möchten, dass Ihre Mietobjekte so lange wie möglich belegt sind, damit Sie weiterhin Geld einnehmen können. Jedes Mal, wenn jemand auszieht, entgehen Ihnen monatliche Einnahmen und Sie müssen Geld für Anzeigen ausgeben.
Wie Sie vielleicht schon wissen, kann das Ersetzen von Mietern sehr kostspielig sein.
Mit Online-Mietverträgen automatisieren Sie den Prozess der Vertragsunterzeichnung. Sie sind in der Lage, Bewerber schnell zu prüfen und zu genehmigen, ohne dass Sie sich zu sehr anstrengen müssen.
Sie geben eine Anzeige auf, schicken die Bewerber zu Ihren Online-Mietunterlagen und erhalten dann die ausgefüllten Unterlagen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre freien Objekte schnell zu besetzen.
3 – Minimieren Sie die Gefahr von menschlichen Fehlern
Einer der Hauptvorteile der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse besteht darin, dass Sie das Potenzial für menschliche Fehler verringern. Da Sie keine Dokumente mehr schreiben und vorbereiten müssen, brauchen Sie sich um dieses Problem nicht zu kümmern.
Alles wird einmal vorbereitet und bearbeitet und dann in Ihren Arbeitsablauf eingefügt.
Sie können alle Ihre Mietverträge scannen und hochladen, um sie digital zu speichern. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Mieter die Dokumente jederzeit einsehen und abrufen können.
Auf der Mieterseite sorgt ein automatisierter Mietprozess dafür, dass der Mieter nicht versehentlich einen Bereich überspringt, der seine Initialen oder eine Unterschrift erfordert. Die Plattform macht sie darauf aufmerksam, so dass keine Bereiche ohne Unterschrift bleiben.
4 – Verbessern Sie die Sicherheit von Mietverträgen
Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Bürodokumente von Unbefugten eingesehen oder gestohlen werden. Dies stellt ein Risiko für Ihr Unternehmen und die sensiblen Daten Ihrer Bewerber dar.
Mit einer automatisierten Plattform ist dies wesentlich schwieriger zu bewerkstelligen. Zum einen müssen Sie die richtigen Anmeldeinformationen haben, um sich anzumelden.
Zweitens haben nur diejenigen Zugriff darauf, denen Sie den Zugang gewähren (z. B. die E-Mail-Empfänger Ihrer Mietverträge). Bessere Sicherheit bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit eines Verstoßes, der für Ihre Finanzen und Ihren Ruf verheerend sein kann, geringer ist.
5 – Sparen Sie Geld und schonen Sie die Umwelt
Wenn Sie nach weiteren Möglichkeiten suchen, um sich bei Ihren potenziellen Kunden zu profilieren – warum also nicht umweltfreundlich? Das wirft nicht nur ein positives Licht auf Ihre Marke, sondern hilft Ihnen auch, Geld zu sparen.
Je weniger Papier, Tinte, Briefmarken und Umschläge Sie kaufen müssen, desto besser.
Allein in Amerika wird in den Büros so viel Papier verbraucht, dass man damit eine 4.500 km lange Mauer bauen könnte. Wenn es Ihnen gelingt, den Papierverbrauch zu reduzieren, werden Sie im Laufe der Jahre deutlich weniger Geld ausgeben.
Und gleichzeitig verringern Sie Ihren ökologischen Fußabdruck. Mit Online-Mietverträgen können Sie dies erreichen.
6 – Bieten Sie eine nahtlose Mietererfahrung
Ganz gleich, ob Sie neue Mieter haben oder mit Ihren derzeitigen Mietern verlängern – mit Online-Mietverträgen können Sie den Prozess nahtlos gestalten. Ihre derzeitigen Mieter müssen nicht mehr ins Büro kommen, um den Papierkram zu unterschreiben.
Sie können dies alles virtuell erledigen.
7 – Automatisieren Sie Mietvertragsverlängerungen
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig ein gutes Feedback für Ihr Unternehmen ist. Eine Möglichkeit dieser Erwartung gerecht zu werden, besteht darin, den Prozess der Vertragsverlängerung zu automatisieren.
Sie können es so einrichten, dass nach Ablauf des Mietvertrags automatisch eine Vertragsverlängerung versandt wird. Diese geht an die E-Mail-Adresse des Mieters und kann rund um die Uhr gelesen, unterschrieben und versendet werden.
Auf diese Weise können Sie feststellen, ob die Mieter eine Vertragsverlängerung planen, so dass Sie sich darauf vorbereiten können, ein freies Objekt zu besetzen, falls dies erforderlich ist.
8 – Treten Sie als der Profi auf, der Sie sind
Wenn Sie ein neues Vermietungsunternehmen sind, ist ein guter erster Eindruck das A und O. Aber auch wenn Sie schon seit Jahren in der Branche tätig sind, kann die Aktualisierung Ihrer Prozesse durch automatisierte Systeme Sie in den Augen potenzieller Kunden besser aussehen lassen.
Online-Mietverträge sind modern und bequem – die Mieter von heute (vor allem die jüngeren) werden das sicher zu schätzen wissen!
Da immer mehr Menschen das Internet nutzen, um eine neue Wohnung zu finden, können Sie mit Ihrem Online-Antrag mehr Interessenten gewinnen.
Nach der Zusage können Mieter ihren Mietvertrag unterschreiben und ihre Schlüssel abholen.
9 – Einfaches Anpassen Ihrer Verträge
Nicht alle Mietobjekte und Mieter sind gleich. Daher ist es notwendig, individuelle Mietverträge zu entwickeln. Wenn Sie digitale Formulare verwenden, können Sie dies ganz einfach tun.
Anstatt einen völlig neuen Vertrag zu verfassen, können Sie das Dokument einfach mit einem Textverarbeitungsprogramm anpassen.
Sobald Sie fertig sind, können Sie es auf Ihr Account für digitale Signaturen hochladen.
Als Faustregel gilt, dass Sie je nach Art der Immobilie unterschiedliche Formulare erstellen sollten. Lassen Sie dann bestimmte Bereiche frei, damit Sie diese mit den erforderlichen Angaben ausfüllen können.
So können Sie beispielsweise die Dauer des Mietvertrags leer lassen, wenn Sie Mietverträge mit einer Laufzeit von sechs oder 12 Monaten anbieten.
Worauf Sie bei einer Plattform für digitale Verträge achten sollten
Nachdem Sie nun die vielen Vorteile von Plattformen gesehen haben, die digitale Verträge anbieten, ist es an der Zeit, nach einer solchen Plattform zu suchen. Es gibt eine ganze Reihe von Plattformen, aber es ist wichtig zu wissen, welche Sie wählen sollten.
Die Plattform, die Sie nutzen, sollte einige wichtige Funktionen aufweisen. Zum Beispiel sollten Sie in erster Linie die Sicherheit Ihrer Dokumente gewährleisten.
Das Letzte, was Sie brauchen, ist ein Hacker, der das Vertrauen Ihrer Mieter missbraucht. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass der Authentifizierungsprozess rechtmäßig ist, um die Rechtsverbindlichkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Der erste Schritt besteht also darin, festzustellen, ob die Plattform rechtsgültig ist und den Vorschriften entspricht. Außerdem benötigen Sie erstklassige Sicherheitsfunktionen, wie z. B. die automatische Ablauffrist für Dokumente und die dauerhafte Löschung von Dokumenten.
Eine weitere wichtige Funktion ist ein Dokumenten-Editor. Sobald Sie Ihre PDF-Datei auf die Plattform hochgeladen haben, sollten Sie die Möglichkeit haben, Anpassungen nach Bedarf vorzunehmen. So können Sie beispielsweise einen zusätzlichen Bereich für eine Unterschrift einfügen.
Wenn Sie die Erstellung von Dokumenten beschleunigen wollen, sollten Sie Vorlagen verwenden können. Einige können Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen und benutzerdefinierten Text enthalten, so dass Sie das Dokument mit den erforderlichen Anforderungen erstellen können.
Ein Kontaktmanagementsystem ist ebenfalls unerlässlich, damit Sie Ihre Interessenten und Mieter leicht verfolgen können.
Wenn Sie mit einem Team arbeiten, muss das Team Zugang zu den Mietverträgen und anderen Dokumenten haben. Die Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Konten einzurichten, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Nutzung von Online-Mietverträgen mit Hominext
Das Schöne an der Automatisierung von Mietverträgen ist, dass sie einfach zu implementieren ist. Sie müssen keinen umfangreichen Prozess durchlaufen, um die Dinge zum Laufen zu bringen.
Bei Hominext müssen Sie sich nur auf der Plattform anmelden und dann Ihre Dokumente hochladen. Sie können Kontakte hinzufügen und die Dokumente versenden.
Alles wird ganz einfach direkt auf Ihrem Account verwaltet.
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