Alles was man wissen muss um eine Wohnung zu vermieten – Der komplette Vermieter-Guide

Nur wer noch nie vermietet hat stellt sich vermieten leicht vor. In der Praxis werden Vermieter mit vielen Arbeiten, Regularien und unvorhergesehenen Problemen konfrontiert. Angefangen bei der Auswahl eines verlässlichen Mieters, über Buchhaltung, Immobilieninstandhaltung, einer Vielzahl rechtlicher Bestimmungen bis hin zu viel Konfliktpotential zwischen verschiedenen Parteien müssen sich Vermieter um vieles kümmern. Deswegen haben wir Ihnen diesen Vermieter-Guide geschrieben mit Tipps und Tricks, damit Sie sich besser im Vermieter-Dschungel in Deutschland zurechtfinden. 

Wie bereite ich die Wohnung für einen neuen Mieter vor? 

Wollen Sie eine Wohnung vermieten müssen Sie diese entsprechend vorbereiten. Zwar haben Vermieter auf der aktuellen Marktsituation meist keine Schwierigkeiten Nachmieter zu finden, aber wirkt die Wohnung im Inserat und bei der Besichtigung nicht attraktiv, können Sie Ihre Mietpreisvorstellung vielleicht nicht durchsetzen oder potenzielle Mieter springen ab und suchen sich doch eine andere Wohnung, die einen besseren Eindruck macht. Die Wohnung sollte besenrein sein und der Boden frei von Verschmutzungen. Gleiches gilt für Küchenarmaturen und das Bad. Wenn Sie übrigens dem Mieter eine renovierte Wohnung übergeben und im Mietvertrag vereinbaren, dass der Mieter beim Ausziehen renoviert, haben Sie stets eine frisch renovierte Wohnung zur Übergabe. Dadurch können Sie die Attraktivität Ihrer Wohnung erhöhen. Generell hat der Mieter dem Vermieter nach Beendigung des Mietverhältnisses die Wohnung in vergleichbarem Zustand wie bei Erhalt zu übergeben, soweit dies im Mietvertrag geregelt ist. Fordert der Mieter vom Vermieter eine Renovierung, so sollen die Kosten gleichmäßig geteilt werden.  

Lohnt sich ein Immobilienmakler? 

Als nächstes steht die Frage an, wie Sie einen Mieter finden. Können Sie die Wohnung ganz leicht selbst vermieten? Oder sollten Sie sich einen professionellen Makler holen? Zunächst einmal dürfte ein Makler Ihnen Zeit sparen. Er übernimmt sämtliche Aufgaben, von der Vermarktung bis zu einer passenden Vorauswahl an Mietern, und gegebenenfalls auch die Bonitätsprüfung oder Erstellung eines Energieausweises. Der Makler wird wahrscheinlich eine professionelle Annonce erstellen und ein attraktives Inserat, welche zu Vermarktungszwecken gut geeignet sind. Als weiteres Argument für die Beauftragung eines Maklers hört man oft, ein Makler hilft Fehler zu vermeiden, vor allem in der Kommunikation mit dem Mieter sowie bei der Erstellung des Mietvertrags und der Beachtung rechtlicher Vorgaben. Durch Fehler in der Kommunikation könnten früh Streitigkeiten auftreten, welche das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter belasten können. Fehler im Mietvertrag können dafür sorgen, dass entsprechende Passagen ungültig werden, Missverständnisse auftreten und Sie sich um Situationen kümmern müssen, die sie nicht auf dem Schirm hatten. In Anbetracht der Dauer eines Mietverhältnisses können dadurch erhebliche, von Ihnen nicht eingeplante Mehrarbeiten auftreten. Außerdem haben erfahrene Makler ein gutes Verständnis der aktuellen Mietpreise und können Sie eventuell auch im Umgang mit relevanten Regularien wie Mietpreisdeckeln unterstützen. Dadurch können Sie die Fachexpertise eines Maklers nutzen um die um die optimale Miethöhe zu bestimmen. Mehr zur perfekten Miethöhe an späterer Stelle. 

Auf der anderen Seite ist die Berufsbezeichnung Immobilienmakler nicht geschützt. Das bedeutet jeder kann sich Immobilienmakler nennen, unabhängig von Ausbildung oder Erfahrung. Achten Sie auf Bewertungen, Referenzen und Mitgliedschaften z.B. beim IVD, um böse Überraschungen zu vermeiden. Zudem ist auch die Beauftragung eines Maklers kein Garant dafür, dass Sie mit Ihrem Mieter keine Probleme bekommen. Und natürlich spielen auch die Kosten eine Rolle bei der Entscheidung, ob ein Makler für Sie sinnvoll ist. In Deutschland gilt das sogenannte Bestellerprinzip, sodass derjenige, der den Makler beauftragt diesen auch bezahlen muss. Das heißt wenn Sie als Vermieter einen Makler mit der Suche nach einem Mieter beauftragen, dann müssen Sie auch die Maklerprovision bezahlen und dürfen diese nicht dem Mieter auferlegen. Wird dagegen verstoßen können saftige Geldbußen fällig werden. Die Maklerprovision ist für Vermieter nicht gesetzlich gedeckelt wie es der Fall bei Mietern ist. Vermieter können die Maklergebühren übrigens von der Steuer absetzen. Klassischerweise wird die Maklerprovision nur im Erfolgsfall fällig. Achten Sie aber genau auf den Maklervertrag. Darin wird die Vergütung genau festgelegt, u.a. auch ob vom Makler durchgeführte Besichtigungen oder andere Dienstleistungen besonders vergütet werden. 

Hier sehen Sie die Vor- und Nachteile von Maklern auf einen Blick:

Wie hoch ist die optimale Miethöhe? 

Bevor Sie Ihre Immobilie vermarkten müssen Sie sich noch über die Miethöhe klar werden, welche Sie verlangen wollen. Fangen wir an bei der Mietpreisbremse. Diese definiert nämlich eine gesetzliche Maximalhöhe für Neuvermietungen seit 2015. Die Mietpreisbremse gilt übrigens nicht überall in Deutschland, sondern nur in angespannten Wohnungsmärkten, was der Fall in vielen Städten und Gemeinden ist. Eine gute Übersicht zur Gültigkeit der Mietpreisbremse finden Sie hier auf Finanztip. Laut der Mietpreisbremse darf die Maximalmiete höchstens 10% über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen (BGB §556d). Die Vergleichsmiete wird meist anhand von Mietspiegeln bestimmt. Da die Aussagekraft von Mietspiegeln mitunter angezweifelt wurde und diese nicht immer einheitlichen Standards unterliegen, wurde ein Gesetz eingeführt, dass jede Gemeinde mit mehr als 50.000 Einwohnern einen Mietspiegel ab dem 1. Januar 2023 führen muss und ab 2024 einen qualifizierten Mietspiegel. Schauen Sie bei Ihrer Stadt oder Gemeinde nach ob ein qualifizierter Mietspiegel existiert. Wenn dieser weniger als 2 Jahre alt ist, müssen Vermieter diesen heranziehen bei einer Mietpreiserhöhung. 

Ausgenommen von der Mietpreisbremse sind folgende Fälle: 

• Die Vormiete lag bereits über der Obergrenze. Dann darf die Miete bis zur Höhe der Vormiete angesetzt werden.
• Modernisierung der Wohnung, ohne bisheriger Modernisierungsmieterhöhung.
• Wohnungen die nach dem 1.10.2014 erstmals genutzt wurden.
• Es handelt sich um die erste Miete nach einer umfassenden Modernisierung.

Unabhängig von gesetzlichen Bestimmungen gibt es weitere Faktoren, die Sie bei der Miete heranziehen sollten. Zunächst einmal, an wen möchten Sie vermieten? Möchten Sie die Mieteinnahmen maximieren oder legen Sie auch auf andere Punkte wert? Vielen Vermietern ist es zum Beispiel wichtig, dass die Vermieter einen zuverlässigen Eindruck machen, man sich auch menschlich mit dem Mieter versteht sowie soziale Aspekte. Um einen guten Eindruck von üblichen Marktpreisen zu bekommen können Sie auch wieder einen Mietspiegel heranziehen oder vergleichbare Wohnungen und deren Miethöhe recherchieren.

Soll ich an eine WG vermieten?

Eine weitere Entscheidung die Sie treffen müssen ist, an wen Sie vermieten möchten und ob Sie auch WGs in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten WGs nach wie vor studentisch, doch in Angesicht hoher Immobilien- und Mietpreise wird das WG-Model auch von anderen Personengruppen genutzt. Es gibt das eine oder andere Vorurteil bezüglich Studenten-WGs wie z.B. Lärmbelästigung oder hohe Fluktuation, doch letztlich hängt dies auch immer von der individuellen Zusammensetzung und dem Lebensstil der Bewohner ab. Warum sollten Sie als Vermieter also trotzdem überlegen eine WG zuzulassen? Rechnen Sie einmal durch. Vielleicht können Sie für eine Wohnung sogar insgesamt eine höhere Gesamtmiete mit einer WG erzielen. Ob eine WG sinnvoll ist, hängt natürlich auch von der Beschaffenheit Ihrer Wohnung ab. Voraussetzung ist, das die einzelnen Zimmer gut von einander abgetrennt und isoliert sind. Durchgangszimmer können Sie nicht als WG Zimmer vermieten.

Wie erhöht man die Miete?

Neben der Festlegung der aktuellen Miete gilt es auch künftige Mieterhöhungen zu berücksichtigen. Nun kann ein Vermieter die Miete nicht nach Gutdünken erhöhen. Stattdessen müssen bestimmte Voraussetzung erfüllt werden. Eine Miete kann erhöht werden, wenn

1. die aktuelle Miete unter der ortsüblichen Vergleichsmiete liegt (§ 558 BGB).
2. oder ein Index- oder Staffelmietvertrag vereinbart wurde.
3. oder ein Mietobjekt modernisiert wurde.

Hier gilt es einiges zu beachten und wir können keine vollständige Übersicht zur Verfügung stellen. Generell muss der Vermieter dem Mieter nachweisen, dass die Mieterhöhung bis zur Vergleichsmiete angebracht ist. Dafür kann der örtliche Mietspiegel, ein Sachverständigengutachten oder die Fälle von mindestens drei vergleichbaren Wohnungen in der Gemeinde herangezogen werden. Außerdem darf der Vermieter die Miete bei der Anpassung zur ortsüblichen Vergleichsmiete binnen 3 Jahren um nicht mehr als 20% erhöhen (§ 558 Abs. 3 BGB). Viele Städte und Gemeinden haben diese sogenannte Kappungsgrenze auf 15% gesenkt. Die Mieterhöhung tritt Ende des 2.Monats nach dem Monat der Benachrichtigung des Mieters in Kraft. Der Mieter muss der Mieterhöhung zustimmen. Tut er dies nicht, trotz berechtigter Forderung des Vermieters, muss der Vermieter den Mieter auf Zustimmung verklagen.

Bei der Indexmiete, geregelt in BGB § 557b, kann der Vermieter die Miete um die vom Statistischen Bundesamt ermittelte Veränderung des Preisindex anpassen. Die Änderung muss dem Mieter in Textform mitgeteilt werden. Sinkt der Preisindex, kann der Mieter vom Vermieter eine entsprechende Verringerung der Miete verlangen. Hier greift keine Kappungsgrenze. 

Mit Vereinbarung einer Staffelmiete, geregelt in BGB § 557a, wird die Miete in regelmäßigen Abständen um fest definierte Beträge erhöht. Hier muss der Mieter nicht vorher informiert werden und es gilt keine Kappungsgrenze. Sowohl bei der Indexmiete als auch bei der Staffelmiete darf die Miete höchstens jährlich erhöht werden.

Wie man den perfekten Mieter findet?

Sie können sich zunächst Gedanken machen, an wen Sie am liebsten vermieten möchten. Diese Entscheidung müssen Sie aber nicht zwangsweiset im Voraus treffen, stattdessen können Sie auch die Mieterbewerbungen auf sich zukommen lassen und dann entscheiden. Seien Sie sich bei der Auswahl bewusst, dass manche Gruppen es bei der Wohnungssuche besonders schwer haben und teilweise benachteiligt werden. Dazu gehören Familien, Personen mit ausländisch-klingenden Namen, LGTBQ, Menschen mit Behinderungen, junge Bewerber oder Personen älteren Semesters. Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Wie man Wohnungen mit Mietplattformen vermarktet?

Wenn Sie sich gegen einen Makler entschieden haben, müssen Sie sich selbst um die Vermarktung Ihrer Immobilie kümmern. In vielen Städten Deutschlands haben Vermieter keine Schwierigkeiten Mieter zu finden. Die größte Reichweite erzielen Sie dabei mit der Nutzung digitaler Plattformen. Inserieren Sie Ihre Wohnung z.B. auf Hominext. Der Prozess ist einfach und intuitiv. Beschreiben Sie die zu vermietende Wohnung, laden Sie ein paar attraktive und repräsentative Bilder hoch und geben Sie die relevanten Eckdaten ein. Tausende Nutzer können Ihre Wohnung dann über die Suchfunktion finden. Außerdem schlägt Hominext Ihnen die Mietgesuche von passenden Mietsuchenden vor. Interessante Mietsuchende können Sie dann sofort kontaktieren. Ebenso empfiehlt Hominext passenden Mietsuchenden aktiv Ihre Wohnung. In der Folge werden Sie eine Vielzahl an Anfragen von potenziellen Mietern erhalten aus denen Sie jene auswählen können, die Sie näher kennen lernen möchten. Nachdem sämtliche Rahmenbedingungen geklärt wurden folgt üblicherweise eine Besichtigung, bei der Sie den potenziellen Mieter persönlich kennenlernen und dieser sich ein genaues Bild von der Wohnung machen kann. Je nach Umständen kann dieser Prozess auch virtuell und digital stattfinden, z.B. wenn der Bewerber sich weit entfernt aufhält. Wenn möglich sollte dieser Prozess aber persönlich stattfinden. Sollten Sie einen Kandidaten gefunden haben, dem Sie die Wohnung gerne vermieten möchten, wo Sie aber aus welchem Grund auch immer nicht vollkommen überzeugt sind von der Zahlungsfähigkeit, dann fragen Sie diesen ob er einen Mietbürgen stellen kann, um evt. Ausfälle auf Ihrer Seite zu vermeiden.  

Haben Sie einen Mieterkandidaten gefunden, der Ihren Vorstellungen entspricht, müssen Sie als nächstes seine finanzielle Zuverlässigkeit prüfen. Üblicherweise werden die folgenden Dokumente dazu herangezogen: 

• Schufa-BonitätsCheck
• Einkommensnachweise der letzten 3 Monate
• Personalausweis
• Ggf. Selbstauskunft
• Ggf. Mietbürgschaft

Den Schufa-BonitätsCheck kriegt ihr Mieter ganz leicht digital hier. Darin finden Sie die Auskunft, ob der Kandidat in der Vergangenheit seinen finanziellen Verpflichtungen stets nachgekommen ist. Für gewöhnlich verlangen Vermieter eine Schufa-Auskunft, die nicht älter als 3 Monate ist. Bei den Einkommensnachweisen, lassen Sie sich sämtliche Dokumente zustellen damit alle Einkommen nachgewiesen werden können. Die Miete sollte nicht mehr als 40% des gesamten Nettoeinkommens des Haushalts betragen. Falls ein Bürge in den Vertrag aufgenommen wird, benötigen Sie zudem die Dokumente auch für diesen, um sicher zu gehen, dass dieser zur Not die Zahlungen übernehmen kann.

Mietvertrag

Ein Mietvertrag sollte in Schriftform abgeschlossen werden um sämtliche Vereinbarungen klar und nachweisbar zu fixieren. Ein Mietvertrag enthält typischerweise

• Beschreibung des Mietgegenstands
• Die Miethöhe
• Evt. Mieterhöhungen (s. oben) 
• Kautionshöhe
• Betriebskosten
• Gültigkeit der Hausordnung
• Renovierungspflichten bei Auszug

Darüber hinaus gibt es diverse weitere Dinge die im Mietvertrag geregelt werden. Weitere Informationen und Bestimmungen zur Miethöhe wurden bereits vorab beschrieben. Die Mietkaution darf nicht mehr als 3 Kaltmieten betragen. Übrigens finden Sie bald digitale Mietverträge auf Hominext. Diese wurden von einem Anwalt aufgesetzt, helfen Ihnen Fehler zu vermeiden und lassen sich schnell und intuitiv auf Ihre Bedürfnisse anpassen und versenden.

Betriebskosten/ Nebenkosten richtig aufstellen

Bei den Betriebs- oder Nebenkosten gibt es noch einige Dinge zu beachten. Zunächst einmal eine Unterscheidung. Im Alltag werden Betriebs- und Nebenkosten oft synonym verwendet. Eine sinnvolle Differenzierung lässt sich vornehmen, wenn man als Nebenkosten alle Kosten bezeichnet, die einem Vermieter entstehen im Zusammenhang mit der Immobilie. Als Betriebskosten werden dann solche Kosten bezeichnet, die der Vermieter an den Mieter weitergeben kann. Welche Kosten das sind ist in der gesetzlichen Betriebskostenverordnung BetrKV § 2 geregelt. Die Betriebskosten dürfen auf den Mieter nur umgelegt werden wenn dies im Mietvertrag geregelt ist.  Nicht umlagefähige Nebenkosten können zumeist steuerlich als Werbungskosten angesetzt werden.

Für die Nebenkostenabrechnung kommen für gewöhnlich 2 Varianten in Frage. Entweder werden die Nebenkosten in der Nebenkostenvorauszahlung berechnet oder in einer Nebenkostenpauschale.

Nebenkostenvorauszahlung

Bei der Nebenkostenvorauszahlung werden einfach die Nebenkosten des Vorjahres auf 12 Monate verteilt. Handelt es sich um eine Immobilie mit mehreren Mietparteien, können die jeweiligen Nebenkosten nach verschiedenen Methoden aufgeteilt werden, z.B. nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl. Sind signifikante Abweichungen zu erwarten kann der Vermieter die Nebenkostenvorauszahlungen auch anpassen. Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen und etwaige Differenzen ausgleichen per Nachzahlung oder per Rückzahlung an den Mieter. Nach Ablauf der Frist hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen.  

Eine Binsenweisheit besagt es gäbe keine Nebenkostenabrechnung, die fehlerfrei ist. Deswegen und um Verwaltungsaufwand zu sparen vereinbaren manche Mieter und Vermieter eine Nebenkostenpauschale.

Nebenkostenpauschale

Vereinbaren Mieter und Vermieter eine Nebenkostenpauschale, hat der Mieter dem Vermieter seinen Beitrag mit Zahlung der Nebenkostenpauschale vergolten. Der Vermieter erstellt keine Nebenkostenabrechnung in dem eventuelle Abweichungen zwischen Pauschalzahlungen und tatsächlichen Nebenkosten verrechnet werden. Sollten die Pauschalzahlungen nicht ausreichen ist dies Risiko des Vermieters. Umgekehrt kann der Mieter keine Rückzahlung verlangen, sollte der gezahlte Pauschalbetrag die Nebenkosten übersteigen. Die Pauschalzahlungen können in Zukunft angepasst werden, sofern dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Die Höhe der Nebenkostenpauschale muss in vernünftigem Rahmen sein und darf keine Mietpreisüberhöhung darstellen.

Welche Rechte und Pflichten haben Mieter und Vermieter?

Was tun bei Mietausfall?

Zunächst einmal sollte das Gespräch mit dem Mieter gesucht werden. Vielleicht ist ein Problem aufgetreten, welches sich schnell und unkompliziert lösen lässt. Sollte dies zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führen, schreiben Sie die erste Mahnung freundlich aber rechtlich verbindlich. Wirkt auch das nicht schreiben Sie die zweite Mahnung und versenden diese im Zweifelsfall per Einschreiben um sicher zu gehen, dass die Nachricht ankommt. Sollte auch diese Maßnahme nicht fruchten bleibt nur noch die Kündigung wegen schuldhafter, nicht unerheblicher Verletzung vertraglicher Pflichten. Übrigens kann sich ein Mieter bei fristloser Kündigung bis zu 2 Monate nach Rechtswirksamkeit des Räumungsanspruchs durch eine Schonfristzahlung retten, womit eine fristlose Kündigung durch den Vermieter hinfällig wird. Im Falle einer ordentlichen Kündigung mit den gesetzlichen 3 Monaten Kündigungsfrist ist eine Schonfristzahlung übrigens nicht möglich. Es gibt Mietausfallversicherungen über die sie sich informieren können um eventuellen Mietausfälle zu kompensieren. 

Kündigung durch den Vermieter

Die Wahl eines zuverlässigen Mieters ist deswegen so wichtig, weil es für Sie als Vermieter sehr schwierig ist einem Mieter das Wohnverhältnis zu kündigen. Das Gesetz sieht tatsächlich nur 3 Fälle vor in denen eine Kündigung durch den Vermieter möglich und rechtens ist:

1. Schuldhafte und schwere Verletzung des Mietvertrags, z.B. wenn die Miete regelmäßig unpünktlich gezahlt wird, sich ein erheblicher Mietrückstand gebildet hat, Belästigung oder Beleidigung des Vermieters oder anderer Mieter oder die Wohnung für nicht dafür vorgesehene Zwecke gebraucht wird.  
2. Der Vermieter Eigenbedarf für sich, Familienangehörige oder Mitglieder seines Haushalts anmeldet. Allerdings muss der Eigenbedarf tatsächlich bestehen und darf nicht vorgeschoben sein. Die Kündigung aus Eigenbedarf muss klar beschrieben werden und der Eigenbedarf muss nachvollziehbar und von Dauer sein. 
3. Hinderung des Vermieters an angemessener wirtschaftlicher Verwertung des Grundstücks, z.B. wenn ein stark sanierungsbedürftiges Gebäude sinnvollerweise eher neugebaut werden soll und nicht kernsaniert. Unter diese Ausnahme fallen keine Kündigungen zum Zweck der Mieterhöhung. 

Digitale Verwaltung

Die Zeiten in denen Sie sich um die gesamte Verwaltung manuell kümmern müssen sind vorbei. Stattdessen gibt es eine Vielzahl an Software-Lösungen, die Sie bei der Verwaltung von Mietimmobilien unterstützen. Dadurch können Sie Zeit und Nerven sparen für teilweise geringe Kosten. Wenn Sie mehr über die Digitale Verwaltung mit Hominext lernen möchten, klicken Sie hier.