Noch bevor die Coronavirus-Pandemie viele von uns dazu zwang, von zu Hause aus zu arbeiten, ermöglichte die Digitalisierung in den 90er und 00er Jahren bereits das Arbeiten aus der Ferne. Dank neuer und effektiver Technologien konnten die Menschen produktiv sein, solange sie einen Computer und eine Internetverbindung hatten. Sie konnten mit Kollegen in Kontakt bleiben und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Diese Technologie und die Digitalisierung entwickeln sich weiter. Ein Bereich, der sich durch die Technologie drastisch verbessert hat, ist die Vertragserstellung. Im Zeitalter der Digitalisierung muss das Ausfüllen eines Vertrags nicht mehr mühsam und zeitaufwändig sein. Stattdessen können Unternehmen durch den Einsatz von Technologie im Zusammenhang mit digitalen Verträgen den gesamten Prozess rationalisieren, indem sie die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern. Es gibt jedoch noch mehr Vorteile als nur die Prozesseffizienz. Im Folgenden werden die Vorteile digitaler Verträge sowie die Funktionsweise digitaler Verträge und die Unterzeichnung digitaler Verträge mit einer elektronischen oder digitalen Signatur erläutert.
Wie funktionieren digitale Verträge?
Bei digitalen Verträgen wird der gesamte Papierkram im Zusammenhang mit einem Vertrag online abgewickelt. Sie sind ein Hilfsmittel, um den Zeitaufwand für die Erstellung und den Abschluss eines Vertrags zu verringern. Durch die Verlagerung von Verträgen ins digitale sind keine weiteren Kopien und Entwürfe von Verträgen erforderlich. Stattdessen können die Versionen entweder per E-Mail an die betreffenden Parteien geschickt werden, oder – noch besser – die Verwendung einer All-in-One-Plattform wie der von Hominext kann den Prozess des Vertragslebenszyklus vereinfachen. Ein wichtiger Bestandteil des Hominext-Produkts ist die Fähigkeit der Plattform, die Zusammenarbeit an einem Vertrag zu ermöglichen. Dadurch wird das Risiko verringert, dass verschiedene Versionen erstellt und anschließend falsch verwendet werden.
Schließlich ermöglicht die Plattform eine effizientere Speicherung digitaler Verträge. Die Dokumente gehen nicht verloren, da sie nur selten in Papierform erstellt werden. Da alles online aufbewahrt wird, sind sie in einer Cloud gespeichert und bei Bedarf leichter zu finden.
Wie man digitale Verträge unterzeichnet – mit einer elektronischen oder digitalen Signatur
Wie man einen digitalen Vertrag unterschreibt, ist vielleicht der wichtigste Aspekt, um zu wissen, wie sie funktionieren. Auch wenn viele sagen, dass die Unterzeichnung eines digitalen Vertrags einfach nur die Verwendung einer elektronischen Signatur ist, steckt doch ein bisschen mehr dahinter. Vor allem, wenn Sie ein Programm oder eine Software verwenden, die zuverlässig, rechtmäßig und sicher ist.
Damit eine digitale Signatur sicher ist, muss sie autorisiert und authentifiziert sein. Software für digitale Verträge, deren Einsatz sich lohnt, verwenden zum Beispiel oft ein qualifiziertes Zertifikat. Die elektronische Signatur, die sich aus diesem Zertifikat ergibt, ist möglich, weil das Zertifikat authentifiziert ist. In den meisten Fällen sind das die Online-Banking-Daten einer Person oder andere glaubwürdige Quellen.
In der Praxis funktioniert eine digitale Signatur nach ein paar einfachen Schritten, die bei Software für digitale Verträge üblich sind. Die Software weist eine Seite für digitale Signaturen zu. Der Vertrag wird an die Personen gesendet, die ihn unterschreiben müssen. Er wird von der Software gesendet, die dann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt, damit auf den Vertrag zugegriffen werden kann (sollte). Wenn keine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorhanden ist, muss eine ähnliche, aber ebenso starke Sicherheitsmaßnahme vorhanden sein. Die Software ermöglicht es den betreffenden Parteien, in die Unterschriftsfelder zu klicken und zu unterschreiben. Der Vertrag wird dann an die ursprüngliche Partei zurückgeschickt, und alle Beteiligten werden darüber informiert, dass der Vertrag unterzeichnet und damit wirksam ist.
Für die Erstellung von digitalen Signaturen eignet sich beispielsweise die Software von eversign.
Vorteile von digitalen Verträgen
Einige der Vorteile von digitalen Verträgen wurden bereits erwähnt. Der vielleicht offensichtlichste, aber wichtigste ist die Zeitersparnis (und damit die Kostenersparnis), die digitale Verträge und die Verwendung digitaler Signaturen mit sich bringen. Dadurch, dass nicht in jeder Phase der Verhandlungen oder Entwürfe sowie in der Phase der endgültigen Unterzeichnung Papierausdrucke der Verträge an die betroffenen Parteien verschickt werden müssen, werden sowohl Zeit als auch Aufwand reduziert. Dies hat zur Folge, dass Mitarbeiter oder Unternehmen ihre Energie auf andere Bereiche des Unternehmens konzentrieren können, um einen echten Mehrwert zu schaffen.
Zweitens ist die Möglichkeit, digitale Verträge in der Cloud zu speichern, von enormem Vorteil. Dies bedeutet, dass die Verträge für diejenigen, die sie einsehen müssen, leicht zugänglich sind – und zwar von überall. In Zeiten der zunehmenden Telearbeit oder der vielen verschiedenen Firmengebäude ist die Möglichkeit, von überall aus mit einem Vertrag zu arbeiten, eine wesentlich effizientere Arbeitsweise. Außerdem ist dieser Speicherplatz auch sicher. Sie ist nicht nur digital vor Hackern geschützt, sondern es besteht auch keine Gefahr mehr, dass sie verloren geht. Bei Verträgen in Papierform ist das nicht der Fall. Das rechtliche Risiko wird dadurch vermindert.
Durch die Möglichkeit, von überall auf die Verträge zuzugreifen, ergibt sich eine einfachere Zusammenarbeit mit Kollegen an demselben Vertrag. Hominext beschleunigt und glättet den Prozess und macht die Vertragsverwaltung so viel einfacher. Auch hier können die Mitarbeiter ihre Energie in andere Bereiche und Projekte stecken, so dass sie produktiver und rentabler arbeiten können. Und wenn Verträge abgeschlossen sind, kann man sich auch leicht auf sie berufen. Das ist wichtig, wenn es sich um Verträge handelt, die zur Beilegung von Rechtsstreitigkeiten oder einfach zur Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsbedingungen verwendet werden können.
Allgemeine Vorteile von elektronischen Verträgen und digitalen Signaturen
Elektronische Verträge und digitale Signaturen sind aus unserer Sicht eine Win-Win-Situation. Das Erstellen und Ausfüllen eines Vertrags auf digitalem Wege ist ein weitaus reibungsloserer Prozess – vor allem, wenn man ein spezialisiertes Softwarepaket wie unseres einsetzt. Und aus Sicht der Referenz und der Speicherung sind digitalisierte Verträge in jeder Hinsicht besser zu verwenden. Letztendlich sehen wir keine Möglichkeit, dass sie den Verträgen in Papierform überlegen sind.
